Het is inmiddels een bekend verhaal: steeds meer evenementen staan onder druk of worden zelfs afgelast door een tekort aan vrijwilligers. Maar ook de regelgeving vanuit de gemeente geeft steeds meer hoofdbrekens voor organisaties van evenementen.

Door Johan Verlouw

Een mooi of sportief evenement organiseren voor burgers is op dit moment geen sinecure. Ook in deze regio staan sommige evenementen op losse schroeven door allerlei lastige obstakels die genomen moeten worden. De redactie sprak enkele bestuursleden van bekende evenementen.

Dollemansdagen kan altijd hulp gebruiken

In Raamsdonk staan de Dollemansdagen weer voor de deur. In het weekend van 3-5 juli wordt er weer een mooi feest gebouwd op het Kerkplein. Na de coronaperiode is het bestuur van de DMD sterk verjongd en hebben ze bewust gekozen voor een kleinere aanpak. Nu het bestuur meer ervaring heeft, kan het evenement weer verder groeien. Dat gaat dit jaar gebeuren met een biercantus op vrijdag. Maar een groter evenement betekent ook dat er meer mensen nodig zijn. Sanne Marcelissen hierover: “We hebben een ontzettend fijne vaste groep vrijwilligers maar we moeten altijd uit dezelfde vijver vissen. Dat maakt ons ook kwetsbaar. Sommige vrijwilligers bieden zich ook aan bij de voetbal en vice versa. Vaak hebben vrijwilligers ook een voorkeur voor een bepaalde taak; zo is de zondagavond altijd matig bezet met vrijwilligers. En het ronselen van verkeersregelaars is altijd een heel lastige klus.

We koesteren onze vrijwilligers en zorgen goed voor ze, met dank aan de plaatselijke ondernemers. Ze kunnen gedeeltelijk hun eigen taak invullen en er is een vrijwilligersavond. Met kerst krijgt iedereen een bedankkaartje van ons om ze weer warm te houden voor ons evenement. Een oproep voor vrijwilligers op social media is in deze tijd helaas kansloos, vaak krijg je gewoon nul reacties. Je moet mensen persoonlijk aanspreken.

Voor het evenement van 3-5 juli kan de organisatie nog vrijwilligers gebruiken. Kijk op de website en meld je aan.

Doe het voor het blijde gezichtjes

Bij de jeugdvakantieweek in Raamsdonksveer spelen dezelfde problemen. “We hebben de afspraak dat er bij elke groep kinderen twee tot drie begeleiders zijn; daar tornen we echt niet aan. Mochten we minder vrijwilligers krijgen, kunnen we minder kinderen ontvangen, helaas. Gelukkig heeft die situatie zich nog niet voorgedaan en daar blijven we ook alles voor doen. Mond-tot-mondreclame blijft de meest succesvolle manier om nieuwe vrijwilligers aan ons te binden. Ja, ook wij zorgen er echt voor dat de vrijwilligers goed verzorgd worden en het programma is dagelijks afwisselend. Wat het voor het bestuur extra lastig maakt, zijn periodes van de zomervakantie. Volgend jaar horen we bij de vakantie van Zuid-Nederland. Het kan zijn dat mensen dan liever een ‘goedkope’ vakantie gaan vieren.

Op de website van de jeugdvakantieweek kun je jezelf aanmelden als vrijwilliger.

Regelgeving zit evenementen ook dwars

De Winterfair in Geertruidenberg heeft genoeg vrijwilligers op de been. “Ik heb daar eigenlijk ook geen verklaring voor, maar fijn is het wel natuurlijk”, geeft Jan Willem Prinsen van de organisatie aan. Toch herkent de Bergenaar wel het probleem bij andere evenementen. “Wel denk ik dat je als organisatie zelf ook iets in de hand hebt, waardoor vrijwilligers er graag bijzijn. Hierbij somt hij wat aspecten op:

“Zorg dat de vrijwilligers het goed hebben, dus dat ze bijvoorbeeld een goede lunch kunnen nuttigen. Supermarkten zijn best bereid om te sponsoren. Zorg er ook voor dat vrijwilligers niet de gehele dag hetzelfde moeten doen, werk in shifts en zorg voor een stukje waardering door een vrijwilligersavond te organiseren”

Maar hij maakt zich ook zorgen. “Als je verkeersregelaar wilt worden, hoefde je vroeger maar een uurtje naar het gemeentehuis om even bijgepraat te worden, nu moet je een digitale cursus volgen en van tevoren inloggen; veel vrijwilligers hebben daar geen trek in. Ook heeft Prinsen wellicht een gouden tip: “Laat de verantwoordelijke ambtenaar van het evenement een kijkje komen nemen bij het evenement, dan heeft hij of zij een beeld van wat het allemaal inhoud, dat scheelt zoveel vragen en gedoe.

Maar vaak is dat op hun vrije dag en zitten ze daar niet op te wachten.”